со всех источников (бумажки, чеки в карманах, записки, записи в блокнотах, записи в заметках, закладки, вкладки, флажки, физические документы на рабочем столе, электронные документы на компьютере, телефоне, зудящие мысли), все задачи во всех сферах жизни, используй в помощь
спусковые крючки.
Если какой—то спусковой крючок выдирает из твоей памяти какую-то важную мысль, то добавь ее в "нужно сделать" в соответствующей сфере жизни.